POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y DE DATOS

1. ALCANCE

• Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Dotaciones RAC.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Dotaciones RAC con domicilio en la Calle 164 # 21 – 25 de Bogota D.C., Colombia, con correo electrónico administracion@dotacionesrac.com y teléfono fijo (+571) 672236.

3. DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. TRATAMIENTO

• Dotaciones RAC, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

5. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Dotaciones RAC con las siguientes finalidades:

• 5.1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares.
• 5.2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de Dotaciones RAC beneficiarios del servicio de salud.

• 5.3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de Dotaciones RAC;

• 5.4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente, entre otros.

• 5.5. Para la interacción con sus Distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por Dotaciones RAC, entre otros.

• 5.6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por Dotaciones RAC, entre otros.

• • 5.7. Para la verificación de saldos de sus acreedores.

• 5.8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

• 5.9. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.

• 5.10. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

• 5.11. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Dotaciones RAC, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento.

• 6.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales Dotaciones RACestá realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• 6.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Dotaciones RAC para el Tratamiento de sus Datos Personales.

• 6.3. Ser informado por Dotaciones RAC, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

• 6.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

• 6.5. Solicitar a Dotaciones RAC la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Dotaciones RAC en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

• 6.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

7. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA

• El departamento administrativo de Dotaciones RAC la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de Dotaciones RAC, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Departamento y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

• El departamento administrativo de Dotaciones RAC. también ha sido designado por Dotaciones RAC como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

8. AUTORIZACIÓN

• Dotaciones RAC debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

• 8.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

• 8.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Dotaciones RAC realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

• Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Dotaciones RAC, tales como:
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización.
• De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.  
• IMPORTANTE: En ningún caso Dotaciones RAC asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
• Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Dotaciones RAC, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
• 8.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:
• Los Datos Personales que serán recolectados.
• La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
• Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.
• Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.

• De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
• El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
• En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Dotaciones RAC deberá:
• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
• IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

10. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

• Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Dotaciones RAC sólo realizará el Tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

• Cumplidos los anteriores requisitos, Dotaciones RAC deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

• • OBJETIVO
  • JUSTIFICACION
  • RESPONSABILIDADES
  • DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
  • ASPECTOS GENERALES
  • ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
  • CONSULTAS
  • VIGENCIA

• Definir la política y procedimiento para el manejo de datos personales por parte de Dotacioones RAC  identificada con NIT. 900337975-8

• En cumplimento a lo establecido en el Artículo 17 Numeral k de la Ley 1581 de 2012, se adopta el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de consultas y reclamos frente al manejo de datos personales por parte de nuestra empresa.

• Será responsabilidad de nuestra empresa lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad.

• Dotacioones RAC  es responsable del tratamiento de datos personales, los cuales han sido recolectados por nuestra empresa con el fin de difundir y promover las actividades que desarrolla como parte de su objeto social y obtenidos por distintos medios a través de los cuales tiene o ha tenido contacto con terceros (por teléfono, por registro en página web, por correo electrónico y demás). En cumplimiento de lo establecido  y lo dispuesto en las normas reguladoras del derecho de Habeas Data en nuestro país se establece el siguiente procedimiento para atención de consultas y reclamos.

• Los Titulares o sus causahabientes podrán solicitar la consulta de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Se considerara como recibida la consulta toda vez que sea presentada de forma física en las instalaciones principales de Dotaciones RAC o por correo electrónico dirigidas a administracion@dotacionesrac.com, firmada por el Titular y acompañada de copia del documento de identidad del Titular.
• Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o represéntate del titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con las normas aplicables sobre la materia.
• La consulta será atendida por el Departamento Comercial y su respuesta se dará dentro del término establecido por la ley colombiana.
• El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
• 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Se considerara como recibido el reclamo toda vez que sea presentado de forma física en las instalaciones principales de Dotaciones RAC o por correo electrónico dirigidas a administracion@dotacionesrac.com, firmada por el Titular y acompañada de copia del documento de identidad del Titular.
• Cuando la solicitud sea realizada por un causahabiente, apoderado y/o represéntate del titular, deberá acreditar dicha calidad, de conformidad con las normas aplicables sobre la materia.
• El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
• El presente procedimiento rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rijan la materia.

12. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

• Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Dotaciones RAC, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Dotaciones RAC tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

13. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

• Dotaciones RAC, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Dotaciones RAC se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Dotaciones RAC no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de  Dotaciones RAC y sus Encargados. Dotaciones RAC exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

15. LEGISLACIÓN APLICABLE

• Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad y el Formato de Autorización que hace parte de esta Política como Anexo 1, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

16. VIGENCIA

• Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de Septiembre de 2013.